Begroting2016

Om nog beter aan te sluiten op en mee te bewegen met de stad en de Rotterdammers, is de afgelopen jaren een stevige organisatieverandering in gang gezet. De gemeentelijke organisatie van nu is niet meer dezelfde als die van vijf jaar geleden. De organisatie moest tussen 2010 en 2014 met ±2.450 fte krimpen en is van 17 autonome diensten en veertien deelgemeenten omgevormd naar zes clusters en gebiedscommissies. Deze nieuwe structuur kreeg vorm met het oog op efficiëntere en effectievere dienstverlening in de stad. Sindsdien heeft de gemeente gebouwd aan een flexibelere en efficiëntere organisatie. Leidende principes in de doorontwikkeling van de organisatie zijn:

• Rotterdammergericht werken; dit draagt wezenlijk bij aan (het mogelijk maken van) het verwezenlijken van onze doelen met en in de stad;
• het primair proces is leidend en bedrijfsvoering ondersteunend;
• de doorontwikkeling van gebiedsgericht werken;
• de doorontwikkeling van de concernbrede beleidsfunctie;
• de versterking en verbinding van de strategische functie;
• de inrichting van een apart gepositioneerde zuivere concernbrede controlfunctie.

Dit zal resulteren in een organisatie die zich volledig richt op de primaire processen in het belang van de stad. Er is tevens sprake van een goede balans tussen enerzijds een eenduidige bedrijfsvoering en anderzijds ruimte voor de werkvloer om het werk te kunnen doen. De bedrijfsvoering van het concern kent een heldere organisatiestructuur, met een duidelijke verdeling van rollen, taken en verantwoordelijkheden.

Besparingsopdracht
In het coalitieakkoord heeft het college afgesproken dat de gemeentelijke organisatie aan het einde van deze collegeperiode structureel € 40 mln goedkoper is. Daarbij staan optimale dienstverlening en efficiënte uitvoering uiteraard voorop. Daarom ontziet het college bij deze besparingsopgave de dienstverlening en het primaire proces zoveel mogelijk. Een substantieel deel van de opgave realiseren we op de ondersteuning in de ambtelijke organisatie. De besparing van structureel € 40 mln in 2018 realiseren we voor ruim de helft op de bedrijfsvoering (€ 20,5 mln). Daarnaast dragen de domeinen Gebieden (onderdeel Gebied en de clusters voor zover werkzaam in de gebieden) en Beleid respectievelijk € 9,4 mln en € 7 mln bij. In het primair proces realiseert het college € 2,2 mln aan besparingen. Het opnieuw inrichten van de controlfunctie levert tot slot nog € 1 mln op.
Het realiseren van deze besparingsopgave gebeurt zoveel mogelijk met natuurlijk verloop en het bieden van een nieuw perspectief voor de medewerkers die het betreft. Om dit perspectief aan medewerkers te kunnen bieden in een context waarin de organisatie in 2018 € 40 mln. structureel goedkoper kan zijn, zijn vanaf 2016 tot en met 2019 eenmalig frictiekosten van € 27 mln nodig (per jaar ± € 6,5 mln). Met deze frictiekosten kan de besparingsopgave en daaruit voortvloeiende krimp in het personeel zoveel als mogelijk organisch worden gerealiseerd, dus met zo min mogelijk herplaatsingskandidaten. De benodigde frictiekosten zijn minder omvangrijk dan in de vorige bestuursperiode, omdat de krimp nu meer dan toen kan worden gerealiseerd met natuurlijk verloop ondersteund door een goede strategische personeelsplanning.

Besparing inkoop
In het voorjaar 2015 is een bestedingsanalyse uitgevoerd die leidt tot een besparing op de inkoop. Voor 2016 is de gehele besparing van € 10 mln. structureel verwerkt in de begrotingen van de producten en programma’s. Dit leidt binnen de betreffende producten tot lagere lasten. Hier ligt een eerste maatregelenpakket op inkoop aan ten grondslag. Voor 2017 t/m 2019 is het resterende deel (€ 10 mln en € 11 mln) als stelpost bestedingsanalyse begroot bij het product Beheer Algemene middelen. De verwerking hiervan zal plaatsvinden bij de omissieregeling 2016.

Rotterdam als moderne en eigentijdse werkgever
De komende jaren richt het college de aandacht op de kwaliteit van de gemeentelijke organisatie en de medewerkers die iedere dag voor de stad aan de slag gaan. Het gaat erom toe te werken naar een gemeente die zich optimaal inzet voor en met de stad en een organisatie waar medewerkers hun werk goed kunnen uitoefenen en waar medewerkers graag werken, met betrokkenheid en met plezier voor de stad. In deze organisatie kunnen medewerkers zichzelf ontplooien en kan goed werk op waardering van de organisatie kan rekenen. In 2016 wordt uitvoering gegeven aan de visie op en de uitvoering van mobiliteit binnen de organisatie. De gemeente wil een moderne en aantrekkelijke werkgever zijn met een goede balans van jong en oud. Dit vraagt om innovatieve manieren om talent aan te trekken en binnen te houden. Continue worden nieuwe manieren ontwikkeld om onze organisatie en medewerkers zo flexibel mogelijk te laten zijn. Hierbij past een modern concernbreed HR- & mobiliteitsbeleid dat ondersteunend is aan de doorontwikkeling van de organisatie en ruimte geeft aan talent.
In de notitie “Rotterdam; moderne en eigentijdse werkgever -visie op een organisatie in ontwikkeling 2015-2018” zijn de contouren geschetst waarlangs invulling wordt gegeven aan deze doelstelling. Deze is in juli 2015 naar de Raad gestuurd.
De opdracht voor de komende jaren is ambitieus. Veel medewerkers zullen direct of indirect met nieuwe veranderingen te maken krijgen. De medezeggenschap wordt daarom actief betrokken. Ook worden medewerkers op tijd geïnformeerd over en waar mogelijk betrokken bij de verschillende veranderopgaven.

Concernhuisvesting

Als gevolg van de organisatieontwikkelingen wordt ook de huisvesting anders ingericht. De locaties van de voormalige deelgemeenten zijn overgedragen aan het product concernhuisvesting. Mede als gevolg hiervan werkt concernhuisvesting een businesscase gebieden uit. Tevens kunnen mogelijke verzelfstandigingen en het vernieuwde ‘Rotterdamse Dienstverleningsconcept’ leiden tot andere huisvestingsbehoeften. Het jaar 2016 staat verder in het teken van het afronden van de verhuizingen van het kantoorpersoneel naar de vier grote kantoorlocaties. De laatste stap daarbij is de verhuizing van medewerkers naar het Timmerhuis die eind 2015 begint. Tot slot volgt in 2016 de start met de inrichting en ingebruikneming van de veertien Servicecentra.
Al deze ontwikkelingen vinden plaats binnen het financiële kader van Motie 31, waarbij in 2018 een structurele besparing van 20% op huisvesting gerealiseerd moet worden.